Chữ ký điện tử là gì? Vai trò khi giao dịch tài chính online

Sự ra đời của chữ ký điện tử đã góp phần vào việc chuyển đổi dữ liệu thủ công của các tổ chức thành dữ liệu điện tử. Loại chữ ký này không chỉ mang đến sự tiện lợi trong giao dịch mà còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính pháp lý và bảo mật theo quy định của pháp luật. 

Trong bài viết này, Home Credit sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm chữ ký điện tử, phân loại, quy định pháp lý cũng như vai trò của loại chữ ký này trong giao dịch tài chính online. Đọc ngay! 

Bài viết liên quan: 

• Một số cảnh báo về an toàn bảo mật thông tin bạn cần biết 
• Cách tự quyết toán thuế TNCN online chi tiết từ A-Z 2025 
• Mã QR Code là gì? 3 cách tạo mã QR miễn phí, đơn giản 2025  

Chữ ký điện tử là ký hiệu được tạo ra từ chữ cái, số, từ ngữ, âm thanh,... 

1. Chữ ký điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử 

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử (Electronic Signature) là dạng ký hiệu được tạo ra từ chữ cái, số, từ ngữ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác thông qua phương tiện điện tử.  

Loại chữ ký này phải được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng xác thực danh tính của người ký cũng như sự đồng ý của người đó đối với nội dung của thông điệp được ký. 

Theo điều 24, Luật Giao dịch điện tử 2005: Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, chữ ký điện tử sử dụng để ký thông điệp dữ liệu được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau: 

Phương pháp tạo ra chữ ký điện tử phải cho phép xác minh danh tính của người ký và chứng minh rằng người đó đồng ý với nội dung của thông điệp dữ liệu 

Phương pháp này cần phải đáng tin cậy, phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi. 

Ngoài ra, nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có con dấu của cơ quan hoặc tổ chức, yêu cầu này cũng sẽ được coi là thỏa mãn nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử của cơ quan hoặc tổ chức đó. Tuy nhiên, chữ ký điện tử này phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1, Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và phải có chứng thực.  

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký thực 

2. Phân loại chữ ký điện tử 

Ngày nay, chữ ký điện tử được phân thành nhiều loại khác nhau dựa trên phạm vi sử dụng và hình thức hiển thị:  

2.1. Dựa trên phạm vi sử dụng 

Theo Khoản 1, Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2023, dựa trên phạm vi sử dụng, chữ ký điện tử được phân thành 3 loại chính như sau: 

• Chữ ký điện tử chuyên dùng: Là loại chữ ký được tạo ra bởi một cơ quan hoặc tổ chức và chỉ được sử dụng cho các hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức đó. Việc sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin 
• Chữ ký số công cộng: Giống như tên gọi, loại chữ ký này được sử dụng trong các hoạt động công cộng và được đảm bảo bởi chứng thư 
• Chữ ký số chuyên dùng công vụ: Loại chữ ký này thường được áp dụng trong các giao dịch chính thức của nhà nước hoặc các tổ chức công giúp tăng cường tính pháp lý và bảo mật thông tin. 

Chữ ký điện tử chuyên dùng được tạo ra bởi một cơ quan hoặc tổ chức 

2.2. Dựa trên loại hình chữ ký 

Theo khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được phân thành 3 loại sao đây: 

• Chữ ký số: Chữ ký số là loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán mã hóa để tạo ra một chuỗi ký tự duy nhất cho mỗi thông điệp dữ liệu. Loại chữ ký này giúp xác minh danh tính người ký, đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp. Tại Việt Nam, chữ ký số được pháp luật công nhận và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp 
• Chữ ký hình ảnh: Đây là loại chữ ký được tạo ra từ hình ảnh của chữ ký tay, có thể được quét hoặc vẽ trên thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng,... Chữ ký hình ảnh thường dễ tạo ra và sử dụng trong nhiều tài liệu điện tử, nhưng dễ bị giả mạo hơn so với chữ ký số 
• Chữ ký quét: Chữ ký quét (chữ ký scan) là loại chữ ký được tạo ra bằng cách quét hình ảnh của chữ ký tay. Loại chữ ký này thường được sử dụng trong các tài liệu không yêu cầu tính bảo mật cao, nhưng vẫn cần đảm bảo rằng chữ ký không bị chỉnh sửa.  

Chữ ký số là loại chữ ký được pháp luật Việt Nam công nhận 

3. Quy định về chữ ký điện tử 

Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV, quy định về việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, có những quy định cụ thể về chữ ký điện tử cho cá nhân và doanh nghiệp như sau: 

3.1. Đối với chữ ký điện tử cho cá nhân 

Các quy định liên quan đến chữ ký điện tử của cá nhân trên tài liệu hoặc văn bản điện tử bao gồm: 

• Vị trí chữ ký: Chữ ký được đặt tại vị trí tương tự như chữ ký tay truyền thống 
• Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký tay của người đại diện cho doanh nghiệp hoặc tổ chức bắt buộc phải có màu xanh và được lưu dưới định dạng .png 
• Thông tin hiển thị: Không cần hiển thị thông tin về người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ. 

3.2. Đối với chữ ký điện tử doanh nghiệp 

Các quy định về hình thức chữ ký điện tử của doanh nghiệp trên văn bản hoặc tài liệu điện tử bao gồm: 

• Vị trí chữ ký: Chữ ký được đặt ở góc phải của trang đầu tiên trong văn bản 
• Hình ảnh: Hình ảnh con dấu màu đỏ của doanh nghiệp phải có kích thước tương đương với con dấu thực tế và được lưu dưới định dạng .png 
• Thông tin hiển thị: Cần hiển thị tên doanh nghiệp cùng với thời gian ký, bao gồm: ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo múi giờ Việt Nam và theo tiêu chuẩn ISO 8601.  

Chữ ký điện tử doanh nghiệp được đặt ở góc phải của trang đầu tiên trong văn bản 

4. Vai trò của chữ ký điện tử trong giao dịch tài chính online 

Chữ ký điện tử dùng để thực hiện các giao dịch tài chính online, cụ thể: 

• Xác thực danh tính: Chữ ký điện tử giúp xác thực danh tính của người tham gia giao dịch, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể thực hiện các giao dịch tài chính 
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn tất các thủ tục giấy tờ. Bạn có thể thực hiện giao dịch nhanh chóng mà không cần in ấn hay gửi tài liệu qua bưu điện 
• Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu: Khi một tài liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử, bất kỳ thay đổi nào đối với nội dung tài liệu đều sẽ làm hỏng chữ ký; từ đó, dễ dàng nhận biết nếu tài liệu đã bị can thiệp 
• Hỗ trợ quy trình nộp thuế và báo cáo tài chính: Bạn có thể thực hiện nộp thuế online dễ dàng hơn nhờ vào việc sử dụng chữ ký điện tử. Qua đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai. 

Sử dụng chữ ký điện tử giúp tổ chức tiết kiệm thời gian hoàn tất các thủ tục giấy tờ 

Với những lợi ích vượt trội về tính pháp lý và bảo mật, việc áp dụng chữ ký điện tử trong các giao dịch tài chính online đang ngày càng trở nên phổ biến. Để tận dụng tối đa những lợi ích này, bạn cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan cũng như lựa chọn giải pháp phù hợp để triển khai hiệu quả hệ thống chữ ký điện tử trong tổ chức của mình. 

Truy cập ngay trang Cẩm nang Tài chính số Toàn diện của Home Credit để cập nhật thêm nhiều thông tin tài chính hữu ích nhé! 

-------  

Home Credit - Tài chính số toàn diện   

Home Credit, tập đoàn toàn chính tiêu dùng toàn cầu, tiên phong gia nhập thị trường Việt Nam năm 2008 và hiện là một trong những công ty tài chính số hàng đầu, với khoảng 6000 nhân viên đã và đang phục vụ 16 triệu khách hàng trên cả nước.   

Tìm hiểu thêm các sản phẩm nhà Home Credit:   

• Vay tiền mặt   
• Thẻ tín dụng  
• Vay trả góp xe máy   
• Vay trả góp điện tử, điện máy   
• Mua trước trả sau - Home PayLater   
• Sản phẩm bảo hiểm   

Hoặc liên hệ với chúng tôi qua:   

• Fanpage: https://www.facebook.com/homecreditvn   
• Trung tâm Dịch vụ Khách hàng: Tầng G, Tòa nhà Phụ Nữ, số 20 Nguyễn Đăng Giai, Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh  

Hotline tư vấn: 

• Sản phẩm thẻ và Home PayLater: 1900 633 999 
• Sản phẩm khác: 1900 633 633